Back office w stomatologii i protetyce to wszystkie procesy administracyjne, logistyczne i koordynacyjne, które dzieją się za kulisami gabinetu lub laboratorium protetycznego, bez bezpośredniego udziału pacjenta, ale mają kluczowy wpływ na płynność pracy klinicznej.

Obecnie zalicza się tu wiele elementów. Są to:

• zarządzanie dokumentacją medyczną i finansową;

• planowanie i koordynacja wizyt – systemy rezerwacji online, przypomnienia SMS/e-mail, zarządzanie listą oczekujących, reagowanie na odwołania wizyt;

• obsługa zamówień i dostaw;

• zarządzanie przepływem prac w protetyce, czyli rejestrowanie przyjęcia pracy protetycznej, śledzenie etapów wykonania (CAD/CAM, druk 3D, polimeryzacja, kontrola jakości), oraz integracja z systemami gabinetowymi;

• integracja danych diagnostycznych obejmująca automatyczne przesyłanie skanów wewnątrzustnych, zdjęć RTG/CBCT czy projektów CAD z gabinetu do laboratorium, bez ręcznego kopiowania plików;

• analiza efektywności – raporty dotyczące terminowości realizacji zleceń, obłożenia foteli, rentowności procedur czy zgodności z harmonogramem dostaw.

Nowoczesne zaplecze administracyjno-logistyczne w stomatologii i protetyce opiera się na integracji oprogramowania gabinetowego z systemami zarządzania laboratorium i platformami chmurowymi. Dzięki temu stomatolog lub technik dentystyczny może w czasie rzeczywistym śledzić status pracy, a pacjent otrzymuje efekt końcowy szybciej, bez świadomości, jak wiele procesów w tle było synchronizowanych.