Aby gabinet stomatologiczny działał sprawnie, konieczne jest określenie precyzyjnych wytycznych, które będą obowiązywać członków zespołu stomatologicznego, a także przygotowanie regulaminów dla pacjentów. Dzięki dobrze rozpisanym protokołom postępowania od momentu, w którym pacjenci przekraczają próg gabinetu, do zakończenia leczenia, wszystkie procesy, jakie zachodzą w gabinecie będą przebiegać wytyczoną ścieżką. Również każdy członek zespołu stomatologicznego będzie mógł odgrywać właściwą sobie rolę, co pomaga uniknąć potknięć organizacyjnych podczas pracy z pacjentem i związanej z przygotowaniem gabinetu na przyjęcie kolejnego pacjenta. Dzięki dobrze przygotowanym protokołom pracy w gabinecie stomatologicznym zachowuje się więc przejrzystość i spójność działań. To z kolei umożliwia członkom zespołu zapewnienie płynnej obsługi pacjenta – nawet w sytuacji, gdy działa duży stres.

Istotne jest regularne przeglądanie i udoskonalanie protokołów postępowania w gabinecie stomatologicznym, ponieważ dzięki temu można szybko reagować na oczekiwania pacjentów, a także na potrzeby zespołu związane z wykonywaną pracą.