Dokumentacja medyczna i firmowa powinna być przechowywana przez określony prawem czas. Czy lepiej jednak przechowywać dokumenty w siedzibie przedsiębiorstwa, czy też skorzystać z usług wyspecjalizowanej w archiwizowaniu firmy? Jak przekonuje na łamach „Dziennika Gazety Prawnej” Krzysztof Bobrowski, prezes zarządu OSG Records Management – przedsiębiorstwa zajmującego się archiwizowaniem dokumentów w formie papierowej, elektronicznej i zapisanej na serwerach firmowych - to drugie rozwiązanie może okazać się nie tylko tańsze, ale także bardziej bezpieczne i komfortowe. Wśród zalet takiego systemu archiwizowania wymienia:

• błyskawiczny dostęp do informacji – dzięki możliwości przeglądania dokumentów dostępnych 24 godziny na dobę w zasobach specjalnego wirtualnego archiwum;

• profesjonalne zabezpieczenia;

• elastyczną strukturę cenową za świadczone usługi

• brak kosztów ponoszonych przy zatrudnieniu personelu dbającego o prowadzenie i przechowywanie dokumentacji firmowej oraz kosztów związanych z samym przechowywaniem dokumentacji.

  
   

Z badań wynika, że codzienne poszukiwanie informacji zapisanej w dokumentach pochłania ok. 25 proc. czasu pracy; co roku w firmach ginie też ok. 6 proc. dokumentów. Straty te nie pojawiałyby się, gdyby korzystać z outsourcingu w archiwizowaniu dokumentów. Klientami firm oferującymi tego typu usługi są m.in. przychodnie medyczne oraz gabinety stomatologiczne.

Przy wyborze firmy zajmującej się archiwizowaniem informacji należy wziąć pod uwagę zabezpieczenia, system zarządzania, procedury bezpieczeństwa, doświadczenie w archiwizowaniu, poziom świadczonych usług i prowadzenie archiwizacji zgodnie ze standardami prawnymi. Nie warto kierować się tylko ceną. Dokumenty to najcenniejszy zasób firmowy – ich utrata może doprowadzić nawet do tego, że firma poniesie tak wysokie straty, iż zniknie z rynku.

Polskie prawo nie sprzyja, niestety, archiwizowaniu dokumentów firmowych przy wykorzystaniu oferty firmy outsourcingowej.

- Problemy z interpretacją ustaw dotyczących dokumentacji administracji publicznej, gdzie może nie ma wprost zakazu, ale jednak administracja publiczna nie ma jasnych wskazówek, że możliwe jest korzystanie z archiwów zewnętrznych. Powoduje to, że nadal tworzone są archiwa w urzędach i instytucjach – mówi K. Bobrowski.

Źródło: „Dziennik Gazeta Prawna”